第一章 总则
第一条 为加强山东省济宁医学院教育发展基金会（以下简称“基金会”）档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，保障基金会各项工作顺利开展，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《基金会管理条例》《社会团体登记管理条例》《会计档案管理办法》等相关规定，制订本办法。
第二条 本办法所称的档案，是指基金会管理等活动中形成的对基金会、社会和个人具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。档案是基金会不可再生的宝贵财富，是记录基金会建设发展的重要依据。
第二章 档案管理
第三条 基金会秘书长直接领导档案工作。基金会各类收发文件，由基金会办公室备案登记，随时收发，随时登记。会计档案由财务具体管理部门负责归档。
第四条 基金会设兼职档案员，按照《济宁医学院档案管理办法》的要求，负责档案材料的收集、立卷、归档等工作。
第五条 基金会档案由校档案馆统一管理，建立《济宁医学院教育基金会档案卷总目录》便于文件登记、查阅。
第六条 每年3月底将上一年度档案材料整理，填写《济宁医学院档案资料移交清单》由秘书长审批，档案员负责移交校档案馆。
第七条 按照《济宁医学院文件材料归档范围和保管期限表》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案进行鉴定并登记造册，报理事长批准，按规定予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第三章 归档范围
第八条 上级主管部门发来的与本基金会有关的通知、决定、决议、指示、条例、规定、计划、规划等文件材料。
第九条 基金会成立、变更、年检、评估、章程、制度等文件资料；
第十条 重要会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等和有特殊保存价值的录音、录像等材料
第十一条 基金会对外的正式发文与有关单位来住的文书。基金会的请示与上级主管部门的批复。
第十二条 基金会主要职能活动的报告、总结、工作计划、规划、策划、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第十三条 基金会与有关个人、团体、单位签订的合同、协议书、重要文件及需要执行的法规性文件材料。
第十四条 基金会的各项相关财务资料。
第十五条 基金会理事会以及监事会任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。本基金会职工酬金等方面的文件材料。
第十六条 基金会的历史沿革、大事记及反映本基金会重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
第十七条 其他具有保存价值的文件材料。
第四章 档案查询利用
第十八条 档案材料一般只提供复印件，原则上不得外借，特殊情况外借须经基金会秘书长批准并备案。档案利用人应按时归还。
第十九条 查阅、摘抄、复印档案须由基金会档案管理人员陪同。应严格遵守保密纪律、不得擅自向他人传播档案内容、不得翻阅、摘抄、复制与查阅内容无关的材料。
第二十条 查阅档案时，严格遵守阅档制度。维护档案的完整和安全，不得遗失、污损、涂改、分拆和转借，注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，发现上述情况应追究当事人责任。
第五章 附则
第二十一条 本办法由基金会负责解释。
第二十二条 本办法由理事会通过后，自基金会注册登记之日起执行。